CronJobs erst nach Erstellen des Plans ausführen?!



  • Hallo zusammen,
    mich würde interessieren, wann werden die Mitarbeiter über angefragte Dienste informiert werden, also die Mails rausgehen?!
    Hintergrund: Wenn ich einen neuen Dienstplan erstelle, dann brauche ich dafür teilweise ein wenig länger. Manchmal muss ich auch gerade eingetragene Anfragen wieder "Absagen" und andere MA anfragen, weil es nicht so passt.
    Schließlich wäre es hilfreich, wenn erst ganz am Ende, wenn ich sozusagen das "Ok" für den Plan gebe, alle Mitarbeiter mit einer Mail angefragt würden - und nicht schon vorher diverse Mails rausgehen oder sogar manche, die im Anschluss schon gar nicht mehr aktuell sind...

    Verständlich was gemeint ist?

    Wie löst ihr das?
    LG, Dirk



  • Ich frage noch einmal nach... Gibts Ideen?


  • ChurchTools Mitarbeiter

    Hallo @pyroforjc

    wie kommt es zu dem Fall, dass ein Mitarbeiter auf einmal doch nicht passt? Vielleicht haben wir dafür ein bereits ein Feature, wenn ich wüsste, wie es dazu kommt. Sind es z. B. Bands die zusammen spielen sollen, gibt es eine Möglichkeit Bands zusammen zu besetzen.



  • Hallo @BenjaminSchwarze
    hm das liegt wohl einfach daran, dass das Planen sehr komplex ist und der Überblick manchmal erst entsteht, wenn man sich das Ergebnis zusammen anschaut (wenn man zuerst einen Plan auf Papier machen würde, wäre es ggf. möglich, aber dann würde ich die Funktionen von CT ja nicht nutzen).

    Es geht um unseren Kindergottesdienst-Plan:
    Wir starten mit einem gemeinsamen Anfang bevor es in die einzelnen KiGo-Gruppen geht. Bei diesem Anfang gibt es Musiker und "Leiter", die diesen gestalten. Gleichzeitig sind es aber auch meist die Mitarbeiter in jeweils einer Gruppe später. Das ist schon alleine bei CT nicht einfach darstellbar, da ein eingeteilter Mitarbeiter ja als "beschäftigt" eingeklammert wird.

    Wenn ich über die "Automatische Planung" gehe, dann werden häufig Mitarbeiter beispielsweise schon Anfang des Monats eingeteilt, die aber besser Ende des Monats dran wären, wo in der entsprechenden Gruppe z.B. alle anderen im Urlaub sind. Sprich: Es fehlt eigentlich eine Berücksichtigung der längerfristigen Planung.
    Wir versuchen eine Planung immer für ein Viertel- oder sogar Halbjahr.

    LG, Dirk


  • ChurchTools Mitarbeiter

    Hallo @pyroforjc,

    in ChurchTools werden Dienstanfragen direkt raus geschickt. Das heißt, bevor der Zauberstab benutzt wird, müssen Abwesenheiten, wie z. B. Urlaub eingetragen werden. Wenn das richtig konfiguriert ist und die Personen in den entsprechenden Gruppen zusammengefasst sind, dann wird der Zauberstab es berücksichtigen.

    Gibt es noch weitere Faktoren, die zu einer Änderung der Dienstbelegung führen, außer Urlaub? Gerne wieder mit plakativen Beispiel.



  • Hallo @BenjaminSchwarze
    Ja was den Urlaub bzw. Abwesenheiten angeht, ist mir klar, dass die Eintragungen vorher gemacht werden müssen (das sage ich zumindest auch den Mitarbeitern und manchmal klappts;o).
    Wie gesagt schwieriger wird es bei den Kombinationen der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter A schon Anfang Januar vorgeschlagen wird, die zwei weiteren Mitarbeiter B und C aber den kompletten Januar im Urlaub sind, dann muss ich für die weiteren Januar-Termine entweder immer Mitarbeiter A eintragen, oder B bzw. C auf den Anfang Januar-Termin setzen...

    Außerdem ist zu beachten, dass Mitarbeiter sowohl für eine Gruppe zuständig sein können als auch für die Leitung bzw. Musik des gemeinsamen Beginns!

    Wird klar was die Herausforderung ist?

    LG, Dirk


  • ChurchTools Mitarbeiter

    Hallo @pyroforjc,

    das Beispiel hat mir geholfen, danke. Ich habe Deine Anfrage daher in nach Feature-Wünsche geschoben. Diese Funktion wäre natürlich nützlich, wenn über so einen langen Zeitraum die Dienste geplant werden. Nur den Cron-Job aufzuhalten bringt leider nichts, denn dieser sendet die E-Mail dann trotzdem raus. Was benötigt wird ist eine Funktion, die E-Mail Erstellung zu verhindern und erst nach Abschluss der Planungsarbeiten zu starten. So lange kann ich nur als Workaround empfehlen, die Urlaubszeiten als erstes und manuell zu planen, bevor der Zauberstab benutzt wird. Wer sich bis dahin nicht für einen Urlaub eingetragen hat, wird dann angefragt. Ist ein Mitarbeiter für den gemeinsamen Beginn als Leiter eingetragen, kann dieser Miterbeiter für zwei Dienste angefragt werden.



  • Alles klar @BenjaminSchwarze
    Das mit den Urlaubseintragungen machen wir schon so. Schön wäre es tatsächlich in Zukunft die automatische Planung so zu haben, dass sie eine Planung nicht nur für einen Tag sondern längere Zeiträume ermöglicht.


  • admin

    @BenjaminSchwarze sagte in CronJobs erst nach Erstellen des Plans ausführen?!:

    Was benötigt wird ist eine Funktion, die E-Mail Erstellung zu verhindern und erst nach Abschluss der Planungsarbeiten zu starten.

    Das kann es natürlich kompliziert machen und auch zu einer Fehlerquelle werden. Plant man tagelang und vergisst dann irgendwo ein Häkchen zu setzen, wird niemand per E-Mail informiert. Also das muss schon gut durchdacht sein. Muss man echt abwägen, ob solch eine Ergänzung wirklich Sinn macht. Bei uns hat sich diese Notwendigkeit bisher zumindest nicht ergeben.


  • ChurchTools Mitarbeiter

    Genau dafür ist es gut, dass die Gemeinden eine Abstimmung zu den Features machen. Wenn ChurchTools dadurch komplizierter wird und dem Nutzer mehr "Fehler" erlaubt, werden wir uns wahrscheinlich auch dagegen entscheiden.



  • Für uns wäre diese Funktion sehr hilfreich, da auch wir länger im Voraus planen (aktuell quartalsweise). Beim Planen kann es vorkommen, dass Personen nochmal hin- und her geschoben werden, weil das Automatische Einteilen nicht ideal ist.
    Ein Vorschlag von mir: Es gibt folgende Statusse für einen Termin

    • "zu planen"
    • "In Planung"
    • "Planung abgeschlossen

    Standard ist am Anfang "zu Planen"; Bei der ersten Einteilung wir dder Status automatisch zu "in Planung" gesetzt. Erst wenn die Planung abgeschlossen ist, wird der Status manuell durch den Planer auf "Planung abgeschlossen gesetzt" und die E-Mail-Anfragen werden versendet
    Um zu verhindern, dass der Status nicht geändert wird, sollte der Planer reglmäßig (z.B. wöchentlich oder täglich) daran erinnert werden, dass der Status noch auf "in Planung" steht.

    Noch eine Ergänzung: Der Status sollte pro Dienstgruppe einstellbar sein, da nicht alle Dienste von der selben Person geplant werden. Also zum Beispiel kann es vorkommen, dass die Techniker bereits geplant sind (Status: "Planung abgeschlossen"), der Prediger und Gottesdienstleiter aber nocht nicht (Status: "In Planung")



  • @Andrej Klingt gut, aber auch kompliziert. Und Emails kommen schon zu Hauf.

    Bei mir z.B. mit Anfragen für das nächste halbe Jahr, alle 3 Tage. Zusagen/ Absagen kann ich noch nicht, da andere Faktoren (Babysitter-Verfügbarkeit, Schichtpläne, eventuelle Urlaube etc.) dies beeinflussen.

    Da lese ich schon die Emails nicht mehr, mit der ganzen Litanei an Anfragen.


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